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La información necesaria para la toma de decisiones

¿Puedo hacer que mis decisiones en mi negocio produzcan más dinero?

Los clientes son el punto de partida de cualquier empresa. Se escucha decir que son la razón de existir y se les debe dar el mejor trato posible; pero ¿gano dinero con todos los clientes que atiendo? o ¿gano lo mismo con cada cliente?, ¿conozco de cuánto son las utilidades que cada uno me aporta? Estas son interrogantes claves para poder maximizar las ganancias de un negocio o empresa.

Por otro lado, se toman decisiones en el día a día alrededor de los clientes que pueden provocar que gane más o que gane menos; por ejemplo: ¿le aplico un descuento especial a mi cliente “x”?, ¿le proporciono más días de crédito? o ¿será más conveniente dejarlo ir a que compre en otro lado?

Para un gerente o dueño de empresa, tomar decisiones basado en preguntas como estas es el reto de todos los días; sin embargo, ¿pueden tomar ese tipo de decisiones sin saber qué tipo de cliente es?

La respuesta a estas preguntas puede ser generada por un sistema de información adecuado. En el pasado, la contabilidad de una empresa era considerada el principal sistema de información; no obstante, la aparición de las computadoras personales y el acceso a internet le ha dado la posibilidad, virtualmente a cualquier empresa, pequeña, mediana o grande, a que pueda contar con sistemas de información.

Estos sistemas en una forma muy básica, podrían tomar forma de un sistema de contabilidad computarizado, que les pueda tener al día, información alrededor de las ventas y cuentas por cobrar de su empresa. Lo que se puede obtener, es lo que generalmente se controla en un sistema contable, las cuentas monetarias, los inventarios, las compras, como también los gastos de administración, las ventas, el nivel de dinero efectivo con el que se cuenta y, por último, la rentabilidad de un mes de operación.

Al día de hoy, las tecnologías han evolucionado más allá de los sistemas que administran la contabilidad. Ahora se pueden adquirir plataformas informáticas que además ayuden a documentar la interacción con los clientes y proveedores; es decir, que puedan registrar no sólo las transacciones que tienen que ver con dinero, sino también las veces que se ha tenido algún tipo de interacción con el cliente (vía teléfono, email o contacto personal). A este tipo de plataformas se les conoce como CRM (Customer Relation Management por sus siglas en inglés o Administración de la Relación con los Clientes). Conocer la cantidad de tiempo invertido con cada cliente puede darles una idea de cuánto les cuesta venderles.

Si se busca retener a los clientes que más compran, puedo enfocarme en ellos si cuento con un sistema de información que me lleve las estadísticas de ventas y me pueda dar reportes ordenados, desde el que más vende, hasta el que menos vende.

Si a esto le puedo restar el costo de darles servicio, entonces puedo saber con toda certeza qué cliente me da más ganancias y que cliente me da menos. Entonces sabrán, sin lugar a dudas, a quien retener y a quien no; a quien le pueden conceder descuentos adicionales y a que clientes deben dejar ir a la competencia por representarles una pérdida.

Si no cuenta con un sistema computarizado para llevar su contabilidad, es aconsejable adquirir uno y si ya cuenta con uno, el siguiente paso en evolución es adquirir un Sistema Empresarial conocido en el mundo informático como ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de Planificación de los Recursos Empresariales).

Lic. Juan José Chajón, MBA

Consultor en Marketing y Estrategia Empresarial

Gerente Comercial Motores & Más

Email: jchajon@motoresymas.com

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