Factores que pueden llegar a ser sujetos de control y fiscalización en la empresa
Relaciones e intereses de todos los involucrados:
Fiscaliza si en la organización hay riesgos y vulnerabilidades derivadas de no tener políticas establecidas que prevengan a la empresa de entrar en situaciones de crisis por no cumplir con las expectativas o intereses de algunos que tengan poder o influencia sobre la empresa o su mercado.
Visión:
Es el factor más importante de la estrategia, pues su efecto impacta a toda la organización, por lo que se hace fundamental fiscalizar, en primera instancia, que la visión esté vigente, que esté bien redactada, que haya sido comunicada y entendida, y que esté siendo usada como brújula para elegir planes de acción y que en efecto se esté avanzando hacia volverla una realidad.
Misión o Propósito:
Representa la razón de ser de la organización, involucra elementos fiscalizables como: si existe y está correctamente redactada, si es posible su cumplimiento en materia de las necesidades a satisfacer de los clientes, si se está llegando al cliente correcto o no, si el portafolio de productos y servicios en efecto es el más adecuado para lograr cumplir a los clientes, si se tiene implementada la filosofía de liderazgo correcta para que se pueda cumplir y, en general, si se tiene lo necesario y fiscalización en la empresa para concretar una ventaja competitiva duradera.
Valores:
Representan los comportamientos esperados por parte de los miembros de la organización y deben servir como un marco referencial para tomar decisiones en el día a día de la empresa. Esto sugiere que se fiscalice si están redactados, definidos, descritos detalladamente a nivel de conductas esperadas por cada área de la empresa; si se han comunicado a las personas y si estos los han entendido y se han comprometido a vivirlos. Luego, se propone fiscalizar si la vivencia de la cultura en la empresa realmente fomenta vivir estos valores o se viven otros. Si los miembros y especialmente directivos están alineados con esto o no.
Objetivos:
Se trata de elementos modificadores y concretizadores de la acción, pues le dan magnitud, dirección y sentido, en alineación con la visión y, en su conjunto, explican cómo pretende la organización avanzar en la dirección correcta desde su posición actual. De esto es fiscalizable si están bien redactados y si son viables. Se debe fiscalizar que estén alineados con el propósito y la visión, que estén oportunamente comunicados a las diferentes partes de la organización, que estén entendidos y que las personas se hayan comprometido con alcanzarlos en el plazo estipulado. Se debe fiscalizar también que las personas y/o áreas de la empresa tengan los recursos necesarios para poder cumplirlos. Periódicamente se debe verificar que, en efecto, la ejecución del trabajo está avanzando en la dirección de cumplirlos en el tiempo planeado.
Infraestructura:
Se reconoce como infraestructura los elementos de tierra, inmuebles, capital, equipo, patentes de conocimiento y el trabajo necesarios para echar a andar una explotación de negocios. Se debe fiscalizar que exista un inventario actualizado y riguroso de todos los activos tangibles e intangibles de infraestructura que se han invertido para la explotación, así como de su origen y valor y otros detalles como garantías, aseguranzas, proveedor, fechas de compra, etc. Seguidamente, se procede a fiscalizar que se haya documentado de forma fidedigna el valor en libros, valor de realización, valor de reposición, valor asegurado y el costo de operación, etc. Por último se procede a medir y fiscalizar el nivel de calidad, nivel de uso, durabilidad y la eficiencia que tiene la infraestructura con que se cuenta y si hay disponibilidad de asistencia técnica, repuestos, conveniencia y vigencia de los contratos de mantenimiento, si hay políticas de mantenimiento, si se cuenta con personal capacitado para usar los equipos, si hay políticas de entrenamiento, entre otros.
Actividades y Procedimientos:
La contabilidad de costos y la de control por actividades propone plasmar, en números y cifras, la información relacionada a los procesos productivos y es esta una de las primeras formas de control y fiscalización que se pueden implementar. Se puede decir que, una actividad conlleva un costo, un tiempo de ejecución y una serie de procedimientos, así como una salida esperada con un estándar de calidad definido. De esta cuenta, se pueden vincular a la fiscalización datos periodizados como costos, remuneración al trabajo, horas-hombre laboradas, horas-máquina ejecutadas, pero también datos no periodizados como el caso del número de trabajadores en planta y activos asignados a cada actividad. Aquí se puede incluir un nuevo elemento de fiscalización, los costos de proveedores externos necesarios para obtener el producto o resultado, una vinculación de variables externas para confrontarlas con las internas que pueden conducir a decisiones sobre incremento de productividad o sustitución de actividades, por cuanto resulte más conveniente la provisión externa que la producción, la tercerización de elementos necesarios o no, para el funcionamiento de la organización.
Tareas organizacionales:
Se ha definido la actividad como un conjunto de tareas sistemáticamente estructuradas que permiten la obtención de un producto. Resulta importante abordar este elemento en el proceso de control y el primer aspecto que de ella requerimos es su significado y puntos fiscalizables. Se define tarea como una unidad de trabajo que debe ser realizada en un determinado tiempo, incluyendo interrelaciones y recursos para obtener mayor productividad. A la perspectiva de control se pueden vincular datos periodizados como costos, remuneración al trabajo, horas-hombre laboradas, horas-máquina ejecutadas, pero también datos no periodizados como el caso del número de trabajadores en planta y activos asignados a cada tarea.
Información y Comunicación Organizacional:
También son sujeto de medición y control, pues dependiendo de cómo estén fluyendo y como se estructuren los mensajes, qué medios se use para comunicarlos y del lenguaje común entre emisor y receptor, las interpretaciones pueden variar y sugerir significados distintos a los que se pensaron de origen. La comunicación es un proceso y es dinámico y se da en muchos ambientes de la organización. La fiscalización se puede dar en los ámbitos formales, pues no tiene alcance a las relaciones y comunicaciones informales
entre los colaboradores. Los puntos de fiscalización son: Si la información se entregó en el momento oportuno, se apegó la misma al comunicado oficial, utilizó el lenguaje y las definiciones operativas de la empresa; es el tono de la comunicación adecuado para el mensaje y su audiencia, considera e mensaje el lenguaje y la forma de hablar de su grupo
objetivo. ¿Qué nivel de calidad tienen las comunicaciones en la empresa? ¿Hay coherencia, produce conocimiento, está alineado a los valores, misión y visión, es veraz, es necesaria, responde a objetivos?
Documentación Organizacional:
Documentar y ordenar documentos es de suma relevancia para la agilidad de la organización cuando requiere consultar información del pasado o aprendizajes, por ejemplo. Se puede fiscalizar que los documentos deben de responder a objetivos, evitar duplicidad, tener el contenido necesario, estar en la frecuencia y densidad necesaria y almacenarse de acuerdo a una política de archivo y conservación; debe ser coherente con las tareas y actividades.
Legitimidad:
Se fundamenta en las doctrinas de la legitimidad jurídica y pretende que la organización en cuestión esté libre de vulnerabilidades con sus involucrados. Sus puntos de control son: existencia y calidad de reglamentos de trabajo, manuales, funciones, patentes vigentes, cumplimiento de leyes laboral, fiscal, penal, civil, etc. También verifica que los cargos son ocupados por personas cualificadas y certificadas para ejercer según el nivel de sofisticación y especialización que sea necesario. Así mismo verifica que la responsabilidad se asigne correctamente a cada cargo.
Ejecución:
La ejecución, como mencionamos previamente, es la base con mayor impacto en el logro para las organizaciones. El involucramiento de la gerencia en el control y en la calidad de la ejecución es fundamental para lograr resultados esperados. Es fundamental controlar, monitorear periódicamente y fiscalizar los aspectos de la ejecución que son: las personas, la estrategia y las operaciones. La ejecución abarca aspectos a fiscalizar tales como: presupuestos, compras, ventas, gastos, inversiones, caja chica, inventarios, beneficios, personas, viáticos, tiempos, movimientos, horas trabajadas, facturación, etc. Implementando un seguimiento férreo de estos tres elementos se hace posible que la empresa logre en mejor medida sus cometidos.
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Alejandro Larrave
